ορισμός εγγράφου

Ένα έγγραφο είναι η ουσιαστική απόδειξη ή μαρτυρία ενός γεγονότος ή πράξης ότι ένα φυσικό ή νομικό πρόσωπο, ένα ίδρυμα, ένωση κ.λπ., που μπορεί να είναι δημόσιου ή ιδιωτικού χαρακτήρα, πραγματοποιεί ως αποτέλεσμα της άσκησης των δραστηριοτήτων και των λειτουργιών του και που μπορεί να αντικατοπτρίζεται σε μια μονάδα πληροφοριών που παρατηρεί οποιαδήποτε μέσο, ​​χαρτί, ταινία, μαγνητικός δίσκος, φιλμ και φωτογραφία, με το αντικείμενο να το διατηρήσει εγκαίρως σε περίπτωση που το χρειάζεστε για να το παρουσιάσετε ως απόδειξη, αναμνηστικό ή κληρονομιά σε κάποιον.

Στην περίπτωση οργανισμών και ιδρυμάτων που εκτελούν έναν τεράστιο και εκτεταμένο χρόνο εργασίας, τα έγγραφα θα είναι απαραίτητα κάθε μέρα και για σχεδόν όλα τα μέλη του ίδιου, για τα οποία θα απαιτήσει ένα έργο σειριακού τύπου και θα ονομάζεται ντοκιμαντέρ. σειρά, συμπεριλαμβανομένων: αλληλογραφίας, λεπτών βιβλίων, λογιστικών βιβλίων, μεταξύ άλλων.

Ενα έγγραφο Αποτελείται κατά κύριο λόγο από γραπτές πληροφορίες που μπορεί να είναι χειρόγραφες, δηλαδή χειρόγραφες, ή μέσω μηχανικής διαδικασίας όπως η γραφομηχανή που χρησιμοποιήθηκε μαζικά στο παρελθόν ή από τον υπολογιστή, που είναι αυτό το μηχανικό μέσο που κυριαρχεί σήμερα.

Σε αυτήν την τελευταία περίπτωση που σχολίασα, αυτό του Τα έγγραφα που δημιουργούνται μέσω υπολογιστή ονομάζονται συμβατικά αρχεία και μόλις δημιουργηθούν από το ενδιαφερόμενο μέρος, χάρη στη χρήση ενός προγράμματος επεξεργασίας εγγράφων, όπως το Word, θα τους δοθεί ένα όνομα και μια μορφή, και στη συνέχεια θα αποθηκευτούν στη μονάδα αποθήκευσης που έχει επιλεγεί και με αυτόν τον τρόπο αφήνουν η αναζήτηση είναι καλύτερα οργανωμένη σε περίπτωση που είναι απαραίτητο να τα ανοίξετε αργότερα για να συμβουλευτείτε ή να τα τροποποιήσετε.

Τα έγγραφα μπορούν επίσης να ταξινομηθούν σε πρωτογενή έγγραφα, που είναι αυτές που περιέχουν πρωτότυπες πληροφορίες του συγγραφέα και δεν έχουν υποστεί μεταχείριση ή τροποποίηση άλλου προσώπου εκτός του υπευθύνου του, δευτερεύων, που θα είναι εκείνοι που έλαβαν θεραπεία και το τριτογενής, τα οποία είναι εκείνα τα δευτερεύοντα έγγραφα στα οποία εφαρμόστηκε θεραπεία.