ορισμός της εντολής αγοράς
Η εντολή αγοράς είναι ένας όρος κατάλληλος για τη λογιστική και την καθημερινή διαχείριση της επιχειρηματικής δραστηριότητας. Η παραγγελία αγοράς είναι γραπτό αίτημα προς έναν προμηθευτή με σκοπό την αγορά ορισμένων αντικειμένων και σε τιμή που έχει ήδη συμφωνηθεί μεταξύ του αγοραστή και του πωλητή.
Τι πληροφορίες περιλαμβάνει;
Το αίτημα αγοράς υποδεικνύει τους όρους πληρωμής και παράδοσης, επομένως είναι εξουσιοδότηση στον προμηθευτή να παραδώσει τα αντικείμενα και για τον προμηθευτή να παρουσιάσει ένα αντίστοιχο τιμολόγιο. Πρέπει να ληφθεί υπόψη ότι όλα τα είδη που αγοράζονται από μια εταιρεία πρέπει να συνοδεύονται από παραγγελίες αγοράς, οι οποίες αριθμούνται σειριακά προκειμένου να παρέχουν έλεγχο της χρήσης τους.
Οι εντολές αγοράς εκδίδονται κανονικά στο πρωτότυπο και αντιγράφονται, το πρωτότυπο αποστέλλεται στον προμηθευτή και τα αντίγραφα προορίζονται για εγγραφή στο λογιστικό τμήμα στον πληρωτέο λογαριασμό (μπορεί επίσης να υπάρχει ένα τρίτο αντίγραφο για το τμήμα αγορών της εταιρείας).
Οι ακόλουθες ενότητες περιλαμβάνονται σε μια εντολή αγοράς:
- Ο αριθμός παραγγελίας αγοράς.
- Το όνομα και η διεύθυνση του παρόχου.
- Η ημερομηνία της παραγγελίας και η απαιτούμενη ημερομηνία παράδοσης.
- Οι όροι παράδοσης και πληρωμής.
- Η ποσότητα των αντικειμένων που παραγγέλθηκαν και η περιγραφή τους με τον κωδικό αριθμό τους.
- Όσον αφορά την τιμή, αναφέρονται η τιμή κάθε μονάδας και η συνολική τιμή αγοράς, καθώς και το κόστος αποστολής, εάν ισχύει.
- Τέλος, η εντολή αγοράς πρέπει να καθορίζει την εξουσιοδοτημένη υπογραφή του υπεύθυνου ατόμου.
Ο σκοπός της εντολής αγοράς
Οι παραπάνω λεπτομερείς πληροφορίες προορίζονται να διατηρήσουν τον ακριβή έλεγχο των αντικειμένων που αγοράστηκαν, καθώς με αυτόν τον τρόπο μια εταιρεία μπορεί να τηρεί λογιστικό αρχείο των πράξεων αγοράς της.
Από την άλλη πλευρά, δεν πρέπει να ξεχνάμε ότι όταν ένας πελάτης εκδίδει μια εντολή αγοράς, επιβεβαιώνει και επισημοποιεί την εμπιστοσύνη που έχει σε έναν προμηθευτή.
Η εντολή αγοράς που εκδίδεται από τον πελάτη είναι ένα ακόμη βήμα στη διαδικασία πώλησης, καθώς η πώληση δεν έχει ακόμη παραχθεί οριστικά. Υπό αυτήν την έννοια, η εντολή αγοράς συνεπάγεται ότι οι διαδικασίες της εταιρείας πρέπει να είναι καλά καθορισμένες και οργανωμένες. Πριν εκδώσει μια εντολή αγοράς, ο πελάτης πρέπει να γνωρίζει ακριβώς ποια είναι η διαδικασία για την καταχώρισή του στην εταιρεία του και ο πωλητής πρέπει επίσης να βεβαιωθεί για τις πληροφορίες που περιέχονται στο έγγραφο.
Φωτογραφία: iStock - BernardaSv
