ορισμός του αρχείου (διαχείριση εγγράφων)

Τυποποιημένες τεχνικές για τη διαχείριση εγγράφων σε έναν οργανισμό ή οντότητα

Η έννοια της αρχειοθέτησης ή της διαχείρισης εγγράφων χρησιμοποιείται στη γλώσσα μας για να αναφέρεται στις τυποποιημένες τεχνικές που χρησιμοποιούνται κατόπιν αιτήματος της διαχείρισης εγγράφων που ανήκουν σε οργανισμό ή οντότητα, εταιρεία ή βιβλιοθήκη, για να αναφέρουμε μερικά κοινά παραδείγματα.

Μια παλιά πειθαρχία που εξελίχθηκε φανταστικά χάρη στις νέες τεχνολογίες

Πρέπει να δείξουμε ότι αν και οι τεχνικές και οι πρακτικές που εφαρμόζονται έχουν αλλάξει και εξελίσσεται ως άμεση συνέπεια της προόδου των νέων τεχνολογιών σε σχεδόν όλους τους τομείς, και φυσικά το αρχείο δεν ήταν η εξαίρεση, πρέπει να πούμε ότι η αρχειακή επιστήμη είναι σίγουρα παλαιά δραστηριότητα που έχει αναπτυχθεί από τον άνθρωπο από αμνημονεύτων χρόνων, λαμβάνοντας υπόψη την επιτακτική ανάγκη τεκμηρίωσης, να αφήσει ένα διοικητικό, νομικό ή εμπορικό σήμα σε ό, τι κάνει.

Για να μας δώσετε μια ιδέα για την τεράστια εξέλιξη που πραγματοποιήθηκε στο θέμα των υποστηρικτικών και των τεχνικών αποθήκευσης, αρκεί να πούμε ότι οι πιο πρωτόγονοι άντρες υπέβαλαν τα «έγγραφά τους» σε φύλλα πάπυρου ή σε πηλό, ενώ αυτά του σήμερα έτσι στον υπολογιστή ή σε οποιαδήποτε άλλη ηλεκτρονική συσκευή.

Η μεγάλη συμβολή του υπολογιστή και του Διαδικτύου

Υπό αυτήν την έννοια, δεν μπορούμε να αγνοήσουμε ότι η επιστήμη των υπολογιστών και η επακόλουθη ανάπτυξη του Διαδικτύου επέτρεψαν μια μεγάλη πρόοδο στον τομέα της διαχείρισης εγγράφων, καθιστώντας την εργασία πολύ πιο πρακτική και απλή τόσο από την άποψη της αποθήκευσης πληροφοριών όσο και από την ανάκτηση αποθηκευμένων εγγράφων. .

Διότι φυσικά πριν, όσοι ήταν υπεύθυνοι για αυτό το έργο, αρχειοθέτες, βιβλιοθηκονόμοι ή αρχειοθέτες, μεταξύ άλλων ονομάτων που έχουν αποδοθεί σε αυτούς που εκτελούν αυτήν την εργασία, έπρεπε να χρησιμοποιήσουν και να χρησιμοποιήσουν βαριά βιβλία εγγραφής, αρχεία, φακέλους, κουτιά, ράφια, ενώ τώρα ένα μόνο κλικ είναι αρκετό για να καθορίσετε το αρχείο καθώς και την ανάκτηση εγγράφων ή έργων.

Κύριες εργασίες που εκτελεί

Βασικά, το αρχείο θα φροντίσει: τη δημιουργία και την καθιέρωση μιας σειράς κανόνων και πρακτικών που επιτρέπουν τον προσδιορισμό των εγγράφων που αρχειοθετούνται, την ανάκτηση πληροφοριών από αυτά, τη στιγμή που πρέπει να παραμείνουν αρχειοθετημένα στην περίπτωση εκείνων που μπορεί να εξαλειφθεί μετά από κάποιο χρονικό διάστημα και, αντίθετα, πρέπει να εγγυηθεί τη διατήρηση για πάντα των εγγράφων που έχουν μεγάλη αξία.