ορισμός του γραμματέα

Πρόσωπο που είναι αφοσιωμένο στην εκτέλεση διοικητικών καθηκόντων σε ένα γραφείο και βοηθά το αφεντικό του

ΕΝΑ Γραμματέας, επίσης γνωστό σε ορισμένα μέρη του κόσμου ως Διοικητική Βοηθός, είναι αυτό πρόσωπο που είναι υπεύθυνο για την άσκηση στοιχειωδών δραστηριοτήτων γραφείου, είτε σε ιδιωτική εταιρεία είτε σε κάποια κρατική υπηρεσία, εκτός από το ότι είναι η στενός συνεργάτης του διευθυντή ή του στελέχους που παρευρίσκεται, δηλαδή, ο γραμματέας του προέδρου μιας εταιρείας είναι κατά κάποιον τρόπο ο διευθυντής της εποχής του, έτσι ώστε να μην χρειάζεται να ανησυχεί περισσότερο για τη λήψη αποφάσεων της εταιρείας προκειμένου να πάρει καλύτερους πελάτες, τα υπόλοιπα θα παραγγείλει ο γραμματέας. Για παράδειγμα και μεταξύ άλλων στην ατζέντα σας, να απαντάτε στις κλήσεις σας και σε ό, τι χρειάζεστε.

Έτσι, εάν θέλετε να έχετε αποτελεσματική διαχείριση των επιχειρήσεων, θα είναι σημαντικό να έχετε ένα αποτελεσματικό άτομο που θα εκτελεί αυτήν τη θέση, καθώς οι περισσότερες από τις διαδικασίες / δραστηριότητες ενός οργανισμού θα περάσουν από αυτές.

Κύριες λειτουργίες

Οι κύριες λειτουργίες ή οι δραστηριότητές τους συνδέονται με αυτό που είναι γνωστό ως εργασία γραφείου, διοικητικό, όπως επεξεργασία της εισόδου και εξόδου αλληλογραφίας, παραλαβή τεκμηρίωσης, προσοχή σε τηλεφωνικές κλήσεις, προσοχή σε επισκέψεις και προμηθευτές, αρχειοθέτηση εγγράφων, πραγματοποίηση υπολογισμών, αναφορά στον προϊστάμενό σας ό, τι είναι εγγενές στην περιοχή σας, διατηρώντας ενήμερους την επεξεργασία αρχεία, διαχείριση της ημερήσιας διάταξης, συναντήσεις και επαφές, και η συντήρησή της με οργανωμένο και ενημερωμένο τρόπο, διαχείριση όλων αυτών των εργαλείων ενός γραφείου, όπως φωτοτυπικό, εκτυπωτή, φαξ, υπολογιστής, μεταξύ άλλων, γλωσσικές δεξιότητες, κατά προτίμηση αγγλικά , αλλά φυσικά όσο περισσότερο χειρίζεστε τόσο το καλύτερο, καθώς οι συνθήκες και οι φιλοδοξίες σας μπορεί να είναι πολύ υψηλότερες στον οργανισμό στον οποίο εργάζεστε και να έχετε γνώση του πρωτοκόλλου.

Ιδιαιτερα γραμματεας. Μια σχέση στενής εμπιστοσύνης με το αφεντικό

Οι γραμματείς μπορούν να εργαστούν σε διάφορους τομείς και περιβάλλοντα, ενώ μια από τις πιο παραδειγματικές παραλλαγές της θέσης είναι αναμφίβολα ο λεγόμενος ιδιωτικός γραμματέας, ο οποίος, όπως προβλέπει ήδη το όνομά του, είναι αυτός που έχει τις αρμοδιότητες να χειρίζεται όλα τα θέματα που είναι εγγενή στο δικό σας αφεντικό, προσωπικό και επίσης δουλειά. Γενικά, τα αφεντικά και οι γραμματείς δημιουργούν έναν πολύ στενό και στενό δεσμό ως αποτέλεσμα του όγκου των μυστικών και των αδυναμιών που τα γνωρίζουν οι γραμματείς. Αυτός είναι και ο λόγος που η φιγούρα της γραμματέας και η σχέση της με το αφεντικό της αποτέλεσαν αντικείμενο αμέτρητων παραστάσεων σε διάφορες φανταστικές ιστορίες.

Μία από τις πιο γνωστές είναι αναμφίβολα Εκτελεστικός Γραμματέας, μια ταινία που παράγεται στο Χόλιγουντ το 1988 και πρωταγωνιστούν οι Harrison Ford, Melanie Griffith και Sigourney Weaver. Ο χαρακτήρας του Griffith είναι ο γραμματέας του Weaver, ένας μάλλον αγενής και κακός διευθυντής. Ο χαρακτήρας του Griffith αποδεικνύει την ικανότητά του στη θέση του και ανακαλύπτει ότι το αφεντικό του αφήνεται με την ιδέα του να ξεκινήσει μια επιχείρηση. Τελικά την αποκαλύπτει και καταλήγει όχι μόνο να κερδίζει έδαφος, αλλά και να ερωτεύεται τον επιχειρηματικό εκατομμυριούχο που έπαιξε η Ford.

Παρασκευή

Αν και δεν απαιτεί πολλά χρόνια σπουδών όπως η προπτυχιακή σταδιοδρομία, ο Γραμματέας είναι ένα επάγγελμα που μπορεί επίσης να μελετηθεί και φυσικά περιλαμβάνει όλες τις δραστηριότητες που θα απαιτηθούν από όποιον εκτελεί τη θέση.

Γενικά, σε όσους επιδιώκουν τη θέση δίνεται μια σύντομη δοκιμή σε εκείνες τις συγκεκριμένες ερωτήσεις που αναζητούνται, για παράδειγμα ότι χειρίζονται αυτό ή αυτό το πρόγραμμα υπολογιστή ή ότι μιλούν και γράφουν στα τέλεια αγγλικά.

Μια θέση όπου κυριαρχεί το γυναικείο φύλο

Αν και η θέση καταλαμβάνεται κυρίως από γυναίκες, πρέπει να πούμε ότι υπάρχουν άνδρες που κατέχουν αυτή τη θέση. Σε αντίθεση με ό, τι συμβαίνει με άλλες θέσεις ή επαγγέλματα, ο γραμματέας είναι μια θέση εργασίας που διατηρείται ιστορικά για την απόδοση των γυναικών.

Εξάρτηση του κράτους που διαχειρίζεται μια περιοχή

Από την άλλη πλευρά, η έννοια χρησιμοποιείται σε πολλά ισπανόφωνα μέρη για να ορίσει την υπηρεσία του κράτους που είναι υπεύθυνη για τη διαχείριση κάποιου τομέα, για παράδειγμα η γραμματεία εκπαίδευσης, η γραμματεία ασφάλειας, μεταξύ άλλων.

Η γραμματεία διευθύνεται από έναν δημόσιο αξιωματούχο που ονομάζεται γραμματέας, ο οποίος θα είναι η ανώτατη αρχή της γραμματείας και θα πρέπει να ανταποκρίνεται στις πολιτικές που περιγράφει η κυβέρνηση που τον διόρισε.